行家眼里的行政采購(gòu)：不僅要降本增效，還要為運(yùn)營(yíng)部門(mén)提供助力

“今年，我們空間運(yùn)營(yíng)的目標(biāo)是1個(gè)店長(zhǎng)管理區(qū)域達(dá)到1萬(wàn)平米?！鞭k公空間服務(wù)商夢(mèng)想加的高級(jí)行政專(zhuān)員曹宇說(shuō)道。去年，夢(mèng)想加自己研發(fā)了新運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，在運(yùn)營(yíng)管理上加速數(shù)字化進(jìn)程，2022年將會(huì)進(jìn)一步完善。

對(duì)于辦公空間服務(wù)商而言，行政崗位和運(yùn)營(yíng)崗位的協(xié)作關(guān)系非常密切，行政人員的工作效率關(guān)系著運(yùn)營(yíng)人員能夠提供給客戶(hù)的服務(wù)細(xì)致度，也關(guān)乎著客戶(hù)對(duì)于夢(mèng)想加的運(yùn)營(yíng)服務(wù)滿(mǎn)意度。根據(jù)曹宇的介紹，夢(mèng)想加的行政工作中，采購(gòu)環(huán)節(jié)非常耗費(fèi)人力成本以及時(shí)間成本。“供應(yīng)商招標(biāo)、選品、比價(jià)、合同簽訂、歸檔、付款報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)，需要大量的人力來(lái)完成，對(duì)于企業(yè)而言，行政人在采購(gòu)過(guò)程中付出的時(shí)間成本，屬于采購(gòu)的隱性成本。 ”

因此，今年夢(mèng)想加計(jì)劃在行政采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)字化的探索。相對(duì)于傳統(tǒng)采購(gòu)模式，成熟的線上數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)能夠有效滿(mǎn)足企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)各領(lǐng)域多樣化場(chǎng)景的需求。“在采購(gòu)平臺(tái)的選擇方面，我們希望有一站式服務(wù)的體驗(yàn)。除了滿(mǎn)足我們對(duì)于日常辦公用品、固定資產(chǎn)、綠植、福利等品類(lèi)的采購(gòu)?fù)?，連帶職場(chǎng)清潔、消毒、維修等服務(wù)，如果都可以在一個(gè)平臺(tái)去實(shí)現(xiàn)，那將會(huì)大大釋放行政人員的工作效率?！?曹宇說(shuō)道。

管理經(jīng)濟(jì)學(xué)中有個(gè)著名的判斷：企業(yè)采購(gòu)成本每降低1%，利潤(rùn)就會(huì)增加5%到10%。因此，對(duì)于行政人而言，除了提高采購(gòu)效率，成本控制也是關(guān)注的焦點(diǎn)。曹宇表示，“夢(mèng)想加的行政部今年有一個(gè)目標(biāo)，是先將采購(gòu)成本透明化。我們每個(gè)辦公空間的客戶(hù)量不同，消耗的運(yùn)營(yíng)用品量也各不相同，今年會(huì)配合每個(gè)辦公空間進(jìn)行運(yùn)營(yíng)物品采購(gòu)費(fèi)用的數(shù)據(jù)測(cè)算，合理控制采購(gòu)成本?！?/p>

另外，將采購(gòu)費(fèi)用的支出數(shù)據(jù)都統(tǒng)一到平臺(tái)，可以讓行政人清晰地看到年、月、日，以及不同業(yè)務(wù)板塊或者分公司，具體的費(fèi)用支出情況，也方便行政部分在做采購(gòu)預(yù)算成本時(shí)可以參考對(duì)比，做好成本把控。企業(yè)更多的通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)完成采購(gòu)工作，不僅能減少自身資金和精力的投入，還能充分保障專(zhuān)業(yè)性和成熟度。以京東企業(yè)業(yè)務(wù)為例，打造了“快采購(gòu)、輕管理、一站式”數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)賬號(hào)協(xié)同、智能選品、智能結(jié)算、發(fā)票管理等在內(nèi)的十大核心采購(gòu)服務(wù)能力，打通事前的預(yù)算申請(qǐng)、需求收集，事中的選品、議價(jià)、簽約、支付、開(kāi)票，事后的報(bào)銷(xiāo)、對(duì)賬、報(bào)稅等全環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)打通，可以讓企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)字化管理，幫助企業(yè)搭上數(shù)字化轉(zhuǎn)型的“快車(chē)道”。

在全行業(yè)大步邁入全數(shù)字化發(fā)展的大背景下，大部分中小企業(yè)都還處于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的探索階段，如何快速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是面臨的共性課題。“數(shù)字化采購(gòu)管理，可以讓我們實(shí)現(xiàn)降本增效的同時(shí)，可以兼顧了行政側(cè)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)需求，以及財(cái)務(wù)管理方的要求，行政人在采購(gòu)工作中一定要用對(duì)‘工具’，實(shí)現(xiàn)線上操作，做到高效率采購(gòu)，才能給自己和公司減少冗雜流程帶來(lái)的邊際成本?！辈苡罡锌馈?/p>